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Gérer au mieux le flux d'information qu'on reçoit au bureau
Publié le 02/12/2009 à 15:19 - Site : http://www.rubastyl.fr/
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Qui n'a jamais perdu son temps à chercher un document soit disant très précieux
et donc extrêmement bien rangé. Qui ne s'est jamais énervé après un collègue en
retard dans ses bilans ou qui envoie des mails pour un oui ou pour un non ?
L'organisation au travail n'est pas innée, et avec la quantité d'informations
que l'on reçoit, il ne faut pas la négliger. Voici quelques règles de bases pour
éviter de perdre son temps ou de se retrouver avec des piles de dossiers en
retard à quelques jours de Noël.
Mais aussi ...
Aujourd'hui, on a tendance à crouler sous l'information, avec la quantité de
courriers électroniques, qu'on lit plus ou moins, de circulaires qu'on
range à peu près, sous pochettes plastiques et de notes diverses qu'on trie au
mieux grâce aux pochettes rangement. Nous finissons par crouler sous les "choses
à faire". Alors mieux vaut savoir gérer le flux des informations, quelles
qu'elles soient et transformer ces informations en action. Il faut d'abord être
bien équipé en fournitures de rangement, la liste va du classeur tout simple
avec ses pochettes plastiques, au classeur de bureau, sans oublier
l'indispensable conférencier. Car pour tout retrouver immédiatement, chaque
document doit avoir une place idéale : celle qui permet de le retrouver en moins
de 30 secondes et de le faire revenir à sa place "naturellement". Pour cela, le
classeur de bureau présente un certain intérêt.
Il faut aussi savoir mener de front tous les projets, c'est-à-dire que
travailler sur des dossiers de fond ou réagir aux urgences, ce n'est pas pareil,
mais tout doit être mené à bien. Il faut souvent faire le tri dans "les choses à
faire" et anticiper pour avoir toujours une longueur d'avance.
Dans tous les cas, il faut combattre l’envie de reporter à plus tard. Il faut
être réactif, c'est indispensable. Pour cela munissez-vous d'un agenda et d'un
conférencier. Cependant, attention à ne pas laisser de côté, les tâches moins
urgentes mais importantes que l’on a tendance à différer.
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Par MKT
